Τι είναι το πιστοποιητικό μέλους;

Το πιστοποιητικό μέλους βεβαιώνει ότι ο φορέας Κ.Αλ.Ο. εξακολουθεί να πληροί τα κριτήρια, που ορίζει ο νόμος, για να παραμείνει εγγεγραμμένος στο μητρώο φορέων Κ.Αλ.Ο. Η υποβολή αίτησης για πιστοποιητικό μέλους γίνεται μια φορά το χρόνο και είναι υποχρεωτική για όλες τις ΚΟΙ.Ν.ΣΕΠ., τους Συνεταιρισμούς Εργαζομένων και όλους τους υπόλοιπους φορείς Κ.Αλ.Ο. που είναι εγγεγραμμένοι στο μητρώο. Η αίτηση περιλαμβάνει:

• την υποβολή ορισμένων οικονομικών στοιχείων του φορέα, 
• έναν προγραμματισμό των δράσεων του φορέα για την τρέχουσα χρονιά. 
• έναν απολογισμό των δράσεων του προηγούμενου έτους. 

Η αίτηση γίνεται ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα του μητρώου kalo.yeka.gr με χρήση των κωδικών taxisnet του φορέα. Με την έγκριση του αιτήματος αιτήματος, εκδίδεται μέσω της πλατφόρμας το ετήσιο Πιστοποιητικό Μέλους του Μητρώου. 

Η λογική της ετήσιας έκδοσης πιστοποιητικού μέλους αφορά την πρόθεση το μητρώο να αποτελείται από ενεργούς φορείς που αποτελούν στην ουσία τους φορείς ΚΑλΟ, ουτως ώστε να αποτυπώνεται στο μητρώο η πραγματική κατάσταση της ΚΑλΟ στην Ελλάδα. Με αυτό το σκεπτικό, οι ανενεργοί φορείς και όσοι δεν ανταποκρίνονται στην ουσία και στο πνεύμα της ΚΑλΟ σταδιακά διαγράφονται από το μητρώο. 

Πότε υποβάλλεται η αίτηση για το πιστοποιητικό μέλους;

Η αίτηση πρέπει να υποβληθεί μετά την φορολογική δήλωση (από Μάρτιο ως Ιούλιου κάθε έτους) καθώς θα πρέπει να υποβληθούν οικονομικές καταστάσεις που (Ε3) του περασμένου έτους που εκδίδονται μετά την φορολογική δήλωση. Όμως προτού γίνει υποβολή της ετήσιας φορολογικής δήλωσης θα πρέπει να έχει πραγματοποιηθεί η τακτική Γενική Συνέλευση του φορέα η οποία θα εγκρίνει τον προγραμματισμό δράσεων της τρέχουσας χρονιάς και τον απολογισμό των δράσεων της προηγούμενης χρονιάς. 

Η τακτική Γενική Συνέλευση συγκαλείται υποχρεωτικά τουλάχιστον μία (1) φορά κατ’ έτος και σε κάθε περίπτωση πριν την υποβολή της ετήσιας φορολογικής δήλωσης (αρθ.29 Παρ.1). Η υποβολή της αίτησης γίνεται από τον φορέα εντός 30 ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία εμπρόθεσμης συνεδρίασης της τακτικής Γενικής Συνέλευσης και το αργότερο μέχρι την λήξη της υποβολής της Ετήσιας Φορολογικής Δήλωσης.

Προσοχή! Η ετήσια Γενική Συνέλευση δεν μπορεί να έχει ημερομηνία μεταγενέστερη της κατάθεσης της φορολογικής δήλωσης.

Παράδειγμα: Αν η ημερομηνία υποβολής της φορολογικής δήλωσης είναι 30/6 τότε η ημερομηνία του πρακτικού της ετήσιας Γενικής Συνέλευσης πρέπει να είναι το αργότερο 29/6. Η μη τήρηση των παραπάνω ημερομηνιών είναι αιτία απόρριψης της αίτησης.

Τι χρειάζεται για να εγκριθεί η αίτηση;

Για να εγκριθεί η αίτηση για το πιστοποιητικό μέλους χρειάζεται ο φορέας να πληροί τα κριτήρια που απαιτούνται για την εγγραφή στο μητρώο, όπως διατυπώνονται στο άρθρο 3 του ν. 4430/2016, δηλαδή:

• Η ετήσια μισθολογική δαπάνη του φορέα να είναι τουλάχιστον ίση με το 25% των εσόδων (κύκλος εργασιών και έσοδα επιχορηγήσεων) της προηγούμενης χρήσης του, για όσους φορείς έχουν τζίρο πάνω από 42168 ευρώ.
• Το ποσοστό εργαζομένων – μη μελών να μην υπερβαίνει το 40% του συνόλου των εργαζομένων της Κοιν.Σ.Επ. ή 50% για εποχικές και άλλες έκτακτες ανάγκες. Για τους Συνεταιρισμούς Εργαζομένων το ποσοστό είναι 25%.
• Η διανομή των κερδών διατίθεται ποσοστιαία, ετησίως, ως ακολούθως:
  • κατά ποσοστό 5% για το σχηματισμό τακτικού αποθεματικού,
  • προεραιτικά έως 35% των κερδών διανέμονται στους εργαζομένους της επιχείρηση (εκτός αν τα 2/3 των µελών της Γενικής Συνέλευσης του φορέα αποφασίσουν αιτιολογημένα τη διάθεση μέρους ή όλου του ποσοστού αυτού στις δραστηριότητες του).
  • το υπόλοιπο διατίθεται για τη δημιουργία νέων θέσεων εργασίας ή/και τη γενικότερη διεύρυνση της παραγωγικής του δραστηριότητας 

Σε περίπτωση που, από τα στοιχεία που προσκομίσει ο φορέας, προκύψει ότι δεν εκπληρώνονται τα παραπάνω κριτήρια, ο φορέας καλείται εντός προθεσμίας δέκα (10) ημερών να υποβάλει πρόσθετα διευκρινιστικά στοιχεία. Αν από τα νέα στοιχεία δεν προκύπτει η εκπλήρωση των κριτηρίων εγγραφής, ο Φορέας διαγράφεται από το μητρώο. Επίσης στην περίπτωση που ο φορέας δεν έχει οικονομική δραστηριότητα για δύο (2) έτη, θεωρείται ανενεργός και στη συνέχεια διαγράφεται από το μητρώο. (Βλ. Αριθ. 61621/Δ5.2643 ΦΕΚ Β’ 56/18-01-2017, αρθ.16). 

Τι γίνεται αν δεν έχουν γίνει οι αιτήσεις προηγούμενων ετών;

Στην περίπτωση που ο φορέας είναι ενεργός αλλά δεν έχει κάνει αιτήσεις πιστοποιητικού μέλους για τα τελευταία χρόνια οι αιτησεις του μπορούν και πάλι να γίνουν δεκτές εκπρόθεσμα, αρκεί να υποβληθούν ξεχωριστά η κάθε μία με την σειρά και εφόσον εγκριθεί η προηγούμενη. Παράδειγμα: Έστω ότι το τρέχον έτος είναι 2026 και ο φορέας δεν έχει κάνει αίτηση ούτε για το 2025 ούτε για το 2024, αλλά έχει εγκεκριμένη αίτηση για το 2023. Θα πρέπει πρώτα να υποβάλει εκπρόθεσμη αίτηση για το 2024, αφού αυτή εγκρηθεί να υποβάλει εκπρόθεσμη για το 2025 και εφόσον εγκηθεί και αυτή τότε μπορεί να υποβάλλει και για το τρέχον έτος. Διαφορετικά, αν εκκρεμούν προηγούμενες αιτήσεις, η αίτηση για το τρέχον έτος δεν θα μπορεί να υποβληθεί.

Τα αρχεία που θα χρειαστεί να έχετε ετοιμάσει για να τα υποβάλετε την αίτηση είναι τα εξής:

1. Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις (ΑΠΔ) ΙΚΑ 4 τριμήνων του περασμένου έτους ή σε περίπτωση που ο φορέας δεν έχει εργαζόμενους υπεύθυνη δήλωση, περί μη απασχόλησης προσωπικού κατά το έτος αναφοράς
2. Πρακτικό ετήσιας Τακτικής Γενικής Συνέλευσης (βλ. πιο κάτω)
3. Το έντυπο Ε3 για το έτος που έκλεισε
4. Αποδείξεις καταθέσεων μισθοδοσίας (εκτός εάν ο φορέας δεν έχει εργαζόμενους)
5. Χρειάζεται να υπολογίσετε τις Ετήσιες Μονάδες Εργασίας σας – ΕΜΕ (εκτός εάν ο φορέας δεν έχει εργαζόμενους)
6. Μόνο για ΚΟΙΝΣΕΠ Ένταξης: Πίνακα προσωπικού του Σ.ΕΠ.Ε.

Πιο αναλυτικά:

1. Τις αναλυτικές περιοδικές δηλώσεις (ΑΠΔ) τις παίρνετε από τον λογιστή σας. Οι ΑΠΔ βγαίνουν κάθε μήνα και είναι αρχεία PDF. Μπορείτε να τις ανεβάσετε μια μια ή να ενώσετε τα PDF αρχεία ανά τρίμηνο. Η υπεύθυνη δήλωση μπορεί να γίνει μέσω gov.
2. To πρακτικό της ετήσιας Τακτικής Γενικής Συνέλευσης, πρέπει να έχει ως θέματα: 

• • την έγκριση του ετήσιου απολογισμού και του ετήσιου προγραμματισμού, 
  • την έγκριση των οικονομικών καταστάσεων, 
  • τον τρόπο διανομής των κερδών που πρέπει να είναι σύμφωνα με το νόμο και το καταστατικό (Πχ. Τα κέρδη διανέμονται: το 5% για το σχηματισμό τακτικού αποθεματικού, το 35% στους εργαζομένους της επιχείρηση, το 60% για γενικότερη διεύρυνση της παραγωγικής δραστηριότητας)

Θα βρείτε υπόδειγμα πρακτικού ετήσιας Τακτικής Γενικής Συνέλευσης στα αρχεία Για την υποβολή Πιστοποιητικού Μέλους. Ακολουθείτε τις οδηγίες συμπλήρωσης που έχει το αρχείο σε μορφή υποσημειώσεων τις οποίες διαγράφετε στο τέλος. 

Προσοχή: Η ημερομηνία του πρακτικού πρέπει να είναι προγενέστερη της κατάθεσης της φορολογικής δήλωσης.

3. Το Ε3 μπορείτε να κατεβάσετε από το taxisnet ή να το πάρετε από το λογιστή σας, μετά την κατάθεση της φορολογικής δήλωσης. Αφορά τα οικονομικά στοιχεία του έτους που πέρασε. (Εναλλακτικά μπορείτε να χρεισημοποιήσετε και το έτυπο Ν.)

4. Αποδεικτικά καταβολής των αμοιβών στα μέλη. Αποδείξεις καταθέσεων μισθοδοσίας των εργαζομένων. 

5. Για τον υπολογισμό των ΕΜΕ χρησιμοποιείτε το σχετικό αρχείο exell που θα βρείτε στα αρχεία Για την υποβολή Πιστοποιητικού Μέλους. Υπολογίζετε τις ΕΜΕ του τελευταίου 12μηνου ακολουθώντας τις οδηγίες που αναγράφονται. Συμπληρώνετε τις ημέρες ασφάλισης των εργαζομένων όπως αναγράφονται στις Α.Π.Δ. και ο υπολογισμός γίνεται αυτόματα. Στο ένα φύλλο γίνεται ο υπολογισμός και στο δεύτερο φύλλο δίνεται ένα παράδειγμα συμπλήρωσης για την διευκόλυνση του χρήστη. Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να υπολογίσετε τις ΕΜΕ για την νέα χρονιά, εφόσον σκοπεύετε να μεταβάλλετε τις θέσεις εργασίας ή να αλλάξετε τις μέρες εργασίας (π.χ. μετατροπή μερικής απασχόλησης σε πλήρη)

6. Μόνο για ΚΟΙΝΣΕΠ Ένταξης. Τον Πίνακα προσωπικού τον ζητάτε από τον λογιστή σας. 

Εισαγωγή αίτησης

Επιλέγεται: Μητρώο Κοινωνικής Οικονομίας > Αιτήσεις Πιστοποιητικού μέλους > Εισαγωγή

Στο είδος αίτησης επιλέγετε: “Αίτηση Πιστοποιητικού μέλους” και από κάτω βάζετε  τον αριθμό ΑΓΕΜΚΟ

(Για αναλυτικές οδηγίες χρήσης της πλατφόρμας βλ. το εγχειρίδιο χρήσης)

Η αίτηση έχει δύο καρτέλες:

• Την καρτέλα Στοιχεία αίτησης ανεβάζετε τις πληροφορίες 

συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία της πλατφόρμας.

• την καρτέλα Αρχεία Αίτησης, όπου ανεβάζετε τα αρχεία 

που απαιτεί η αίτηση.

Πως συμπληρώνουμε την καρτέλα «στοιχεία αίτησης»

Ετήσιος προγραμματισμός: Στοιχεία για την επόμενη (δηλαδή τρέχουσα) χρονιά, αναλυτικές οδηγίες για τη συμπλήρωση θα βρείτε στο επόμενο βήμα.

Ετήσιος απολογισμός: Στοιχεία για την χρονιά για την οποία υποβάλετε φορολογική δήλωση (την περασμένη χρονιά). Αναλυτικές οδηγίες για τη συμπλήρωση θα βρείτε στο βήμα 4.

Γενικά στοιχεία

• Τα πεδία με κόκκινο αστερίσκο συμπληρώνονται υποχρεωτικά
• Στην ημερομία συνεδρίασης γενικής συνέλευσης βάζεται την ημερομηνία που αναγράφεται στο πρακτικό της. 

Στην καρτέλα “ΑΡΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ” ανεβάζουμε ένα ένα όλα τα έγγραφα που έχουμε ετοιμάσει (βλ. Βήμα 1) επιλέγοντας τον τύπο αρχείου για το κάθε ένα.

Εφόσον έχετε συμπληρώσει σωστά την καρτέλα «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ» και έχετε ανεβάσει όλα τα αρχεία στην καρτέλα «ΑΡΧΕΙΑ ΑΙΤΗΣΗΣ», κάνετε ΥΠΟΒΟΛΗ. 

Παρακολουθείτε την πορεία της αίτησής σας μέσα από την πλατφόρμα για τις επόμενες μέρες. Συνήθως δίνεται απάντηση εντός μιας εβδομάδας.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, εφόσον η αίτηση εγκρυθεί θα δείτε στην πλατφόρμα το παρακάτω

Μέσα από την πλατφόρμα μπορείτε να κατεβάσετε την βεβαίωση πιστοποιητικού μέλους.
Βρίσκετε την αίτησή σας και πηγαίνετε στο σημείο που περιγράφει η παρακάτω εικόνα

Η βεβαίωση είναι ένα PDF έγγραφο το οποίο κατεβάζετε από την πλατφόρμα.

Πέρα από την μη τήρηση των κριτηρίων που αναφέρονται στην αρχή (βλ. πριν ξεκινήσετε), άλλοι συνήθεις λόγοι απόρριψης μπορεί να είναι οι παρακάτω:
• Λάθος στα πρακτικά (τα λάθη μπορεί να είναι λάθος πληκτρολόγηση πχ. Έτη απολογισμού και προγραμματισμού, ποσά κλπ., ελέγξτε τα προσεκτικά πριν τα ανεβάσετε)
• Λάθος ΕΜΕ (βεβαιωθείτε ότι έχετε υπολογίσει σωστά τις ΕΜΕ, σύμφωνα με τις ΑΠΔ)
• Αν η ημερομηνία της Γενικής Συνέλευσης δεν προηγείται της ημερομηνίας υποβολής της φορολογικής δήλωσης, είναι λόγος απόρριψης. Το σωστό είναι πρώτα να γίνει η Γενική Συνέλευση και μετά να γίνει η φορολογική δήλωση.
• Κύκλος εργασιών να μην είναι ίσος με το άθροισμα των ποσών των ΚΑΔ. Το σωστό είναι ο κύκλος εργασιών να είναι ίσος με το άθροισμα των ποσών των ΚΑΔ.

Σε περίπτωση απόρριψης της αίτηση, μπαίνετε στην πλατφόρμα του μητρώου και βρίσκετε την αίτησή σας. Στο πάνω μέρος υπάρχουν αναλυτικά σχόλια για τον λόγο ή τους λόγους που απορρίφθηκε η αίτησή σας.

Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να κάνετε Συμπληρωματική/Διορθωτική αίτηση στην οποία θα πρέπει να διορθώσετε λάθη της προηγούμενης. Για παράδειγμα αν ξεχάσατε να ανεβάσετε κάποιο αρχείο, το ανεβάζετε, αν έχετε κάνει λάθος στον υπολογισμό των ΕΜΕ, το υπολογίζετε ξανά και δηλώνετε το σωστό υπολογισμό.

Για να υποβάλλετε διορθωτική αίτηση πηγαίνετε στην πλατφόρμα και στο είδος αίτησης επιλέγετε “ΑΙΤΗΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΜΕΛΟΥΣ Συμπληρωματική/Διορθωτική”, συμπληρώνετε και τα υπόλοιπα στοιχεία (όπως στην παρακάτω εικόνα) και πατάτε εισαγωγή. Στη συνέχεια ανοίγει την αίτησή σας και κάνετε τις διορθώσεις που χρειάζεται. 

Στην περίπτωση που ο λόγος απόρριψης είναι η μη τήρηση κάποιου από τα κριτήρια, που αναλύσαμε παραπάνω (βλ. Πριν ξεκινήσετε), τότε συντάσσετε μία επιστολή προς το Τμήμα Παρακολούθησης, την οποία ονομάζετε ιεραρχική προσφυγή. Σε αυτήν θα πρέπει να τεκμηριώσετε το λόγο για τον οποίο αδυνατείτε να το τηρήσετε.  Για παράδειγμα, αν υπάρχει κάποιος σημαντικός λόγος όπου η ετήσια μισθολογική δαπάνη του φορέα δεν μπορούσε να είναι πάνω από το 25% των εσόδων του περασμένου έτους διατυπώνετε τους λόγους αυτούς. Σε αυτήν την περίπτωση είναι σημαντικό να κατανοήσετε το πνεύμα και όχι το γράμμα του νόμο (βλ. Πριν ξεκινήσετε – Τι είναι το πιστοποιητικό μέλους; – Ποια είναι η λογική).

Αν η ιεραρχική προσφυγή γίνει δεκτή τότε θα χρειαστεί να κάνετε διορθωτική αίτηση.